Wat ga je doen?
Jij werkt als secretaresse m/v/x voor een 7-tal stafchirurgen binnen de medische afdeling Chirurgie. Jouw taken omvatten onder andere het verzorgen van correspondentie en agendabeheer. Je hebt de vaardigheid om flexibel met de agenda's om te gaan en houdt rekening met prioriteiten zoals patiëntenzorg, beschikbaarheid voor OK's en polispreekuren.
Daarnaast breng je ad hoc aanpassingen aan als de situatie daarom vraagt. Je coördineert activiteiten rondom projecten en behandelt de mails, waarbij je termijnen bewaakt, concepten opstelt en archivering verzorgt.
Je ondersteunt de stafchirurgen bij universitaire taken (promoties). Daarnaast ondersteun je bij kwaliteitsregistraties.
Je zorgt voor de organisatorische taken bij bijeenkomsten.
Je ontvangt relaties en onderhoudt contacten met zowel interne als externe relaties. Ook bereid je vergaderingen voor, neem je notulen en bewaak je de daaruit voortkomende afspraken. Verder regel je zelfstandig dienstreizen en verzorg je de administratie hiervan.
Tenslotte fungeer je als back-up voor collega-secretaresses bij afwezigheid door vakanties of parttime dagen.
Hoe ziet je werkomgeving eruit?
De medische afdeling Chirurgie bestaat uit een aantal deelgebieden, waaronder de lever-, galweg- en alvleesklierchirurgie. Je bent hoofdzakelijk voor de medisch specialisten in dit deelgebied werkzaam. Binnen de medische afdeling wordt inhoud gegeven aan patiëntenzorg, onderzoek, opleiding en onderwijs. Hier zijn chirurgen, arts-assistenten, Physician assistants, onderzoekers, secretaresses etc. werkzaam die of een contract hebben binnen het MUMC+ of binnen de samenwerkingsverbanden daarbuiten. Daarnaast werk je samen met andere disciplines, zoals met professionals uit andere medische afdelingen of stafdiensten.
Je maakt deel uit van een team van 10 administratieve collega's, gezamenlijk verantwoordelijk voor het secretariaat en de administratie van de vakgroep. Jouw rol reikt verder dan alleen administratieve taken. Je wordt een cruciale schakel in een team dat bestaat uit secretaresses, OK-planners en onderwijssecretaresses.
Het secretariaat wordt aangestuurd door de stafadviseur bedrijfsvoering. In principe heeft iedere secretaresse een eigen aandachtsgebied, maar bij afwezigheden worden elkaars taken overgenomen. Binnen het team heerst een collegiale sfeer waarbij onze dienstverlening centraal staat.
Wat vragen wij van jou?
Heb je een MBO diploma in een secretariële of administratieve richting? Dat is de basis!
Je hebt al flink wat ervaring opgedaan in een soortgelijke functie, het liefst in de gezondheidszorg.
Werken binnen chirurgie betekent werken in een acute en dynamische omgeving. Daar voel jij je een vis in het water.
Naast dat je zelfstandig en proactief werkt, ben je ook een teamplayer.
Flexibiliteit is jouw tweede natuur.
Je bent gedreven in wat je doet.
Verder ben je een kei in communicatie en samenwerking en beschik je over een goed organisatievermogen.
Je bent heel nauwkeurig en weet je altijd de juiste prioriteiten te stellen. Op drukke momenten neem je zonder moeite taken over.
Het MS Officepakket kent voor jou geen geheimen en je hebt bij voorkeur ervaring met SharePoint en MS Teams.
Je bent goed thuis in de Nederlandse en Engelse taal.
Voor deze functie geldt dat je voor aanvang van het dienstverband een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet kunnen overhandigen.
Om succesvol te starten in deze rol, is het belangrijk dat je de Nederlandse taal goed beheerst (minimaal B2-niveau) in verband met het contact met onder andere patiënten en collega's. Daarnaast is het een voorwaarde dat je in Nederland mag werken (EU/EER-nationaliteit of een geldige werkvergunning).
Voldoe jij aan deze functie-eisen? Dan gaan wij voor jou!
Salaris
Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 3.126,- en maximaal € 4.182,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.
Arbeidsovereenkomst
Bij een fulltime aanstelling werk je gemiddeld 36 uur per week. Een werkrooster van vier dagen van 9 uur hoort daarbij zeker tot de mogelijkheden. Nadat je volledig ingewerkt bent, mag je, als je dat fijn vindt, één dag per week thuis te werken. Gaat jouw voorkeur uit naar gemiddeld 32 uur per week? Ook dat is een optie. We bespreken graag de mogelijkheden met je.
Je krijgt een arbeidsovereenkomst van 1 jaar conform artikel 2.4.2 Cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 Cao umc.
Wat bieden wij
Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.
Heb je nog vragen?
Voor meer informatie over de functie of de opleidings- en doorgroeimogelijkheden mag je contact opnemen met mw. V. Otten, stafadviseur bedrijfsvoering, bereikbaar op tel. 043-387 7477. Een dagdeel meelopen? Ook dat behoort na het kennismakingsgesprek tot de mogelijkheden!
Voor informatie over de sollicitatieprocedure volg je deze link. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.
De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op donderdag 29 oktober vanaf 13.00 uur.
Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 21 oktober.
Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.