Galvenie darba pienākumi:
- Nodrošināt ikdienas darbu Evolution recepcijā.
- Sagaidīt un apkalpot apmeklētājus, kā arī nepieciešamības gadījumā novirzīt viņus pie atbilstošā uzņēmuma darbinieka.
- Apstrādāt ienākošo un izejošo korespondenci atbilstoši uzņēmuma noteiktajai kārtībai, parakstīties par piegādēm, saņemt, reģistrēt un nosūtīt pastu un kravas uzņēmuma struktūrvienībām vai sadarbības partneriem.
- Pārvaldīt biometrisko (pirkstu nospiedumu) sistēmu, taksometru pakalpojumus un apmeklētāju reģistrācijas sistēmu, kā arī reģistrēt apmeklētājus atbilstoši uzņēmuma noteiktajai kārtībai.
- Sadarboties ar apsardzes komandu.
- Koordinēt un uzturēt administratīvo uzskaiti, tostarp darbinieku, viesu un apakšuzņēmēju autostāvvietu uzskaiti u. c.
- Nodrošināt visu uzņēmuma politiku, procedūru un vadlīniju ievērošanu.
- Palīdzēt plānot un sagatavot sanāksmes, konferences un konferences zvanus, kā arī nodrošināt nepieciešamo biroja piederumu pieejamību sanāksmju telpās.
- Risināt klientu sūdzības un problēmsituācijas.
- Koordinēt un uzraudzīt piegādātāju darbu.
- Palīdzēt veikt ikdienas iepirkumus.
- Veikt citus tiešā vadītāja uzticētos pienākumus.
Key responsibilities:
- Manage daily work at Evolution reception.
- Greet, assist, and/or direct the public to the appropriate host employee.
- Deal with incoming/outgoing correspondence in line with the policy, sign for deliveries, receive/register and send mail and cargos from/to company parties or partners.
- Manage Biometric (finger-print) system, taxi service, visitors’ sign-up system, and register visitors in line with the policy.
- Cooperate with Security.
- Coordinate and maintain administrative records such as staff parking, parking for guests and subcontractors etc.
- Ensure compliance with all company policies, procedures, and guidelines.
- Assist in the planning and preparation of meetings, conferences, and conference telephone calls, ensure availability of office supplies in meeting rooms.
- Deal with customer complaints or issues.
- Manage and supervise suppliers.
- Assist with daily purchases.
- Other direct managers assigned duties.
Prasības kandidātiem:
- Vidējā izglītība.
- Teicamas latviešu un angļu valodas zināšanas; krievu valodas zināšanas tiks uzskatītas par priekšrocību, darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem.
- Augsta atbildības sajūta, punktualitāte, precizitāte, elastība un uzmanība detaļām.
- Spēja precīzi izpildīt Biroja administrācijas norādījumus un uzticētos darba uzdevumus.
- Taktiskums un diskrētums darbā ar konfidenciālu informāciju.
- Spēja veikt vairākus uzdevumus vienlaikus, pielāgoties darba situācijām un strādāt dinamiskā, pastāvīgi mainīgā darba vidē.
- Spēja strādāt gan patstāvīgi, gan komandā.
- Labas komunikācijas prasmes.
Qualifications:
- Secondary education.
- Fluent knowledge of English and Latvian; Russian will be considered as an advantage, for performing job duties – working with the company's internal systems and daily communication with other international departments.
- High sense of responsibility, punctuality, accuracy, flexibility and attention to details.
- Ability to accurately fulfill the Office Management orders and work tasks.
- Tact and discretion for dealing with confidential information.
- Multitasking - adaptable approach to work, the ability to work with fast-paced, ever changing environment.
- Ability to work independently and in a team.
- Good communication skills.
Mēs piedāvājam:
- Bruto mēneša alga 1400 EUR;
- Interesantu un izaicinošu darbu dinamiskā, starptautiskā komandā.
- Konkurētspējīgu atalgojuma un labumu paketi.
- Profesionālās un personīgās izaugsmes iespējas.
- Karjeras izaugsmes iespējas uzņēmumā.
- Uzticamus un atsaucīgus kolēģus.
We Offer:
- Gross monthly salary 1400 EUR/gross;
- Challenging work in a dynamic international team.
- A competitive remuneration package.
- Professional and personal development.
- Opportunities to progress within the company.
- Reliable and friendly colleagues.