- Función Principal
Garantizar la adecuada gestión administrativa, financiera y contractual de los proyectos de conservación en el paisaje Andes-Amazonia a su cargo, mediante la planificación financiera, seguimiento, control presupuestario, cumplimiento de regulaciones de donantes, acompañamiento a organizaciones socias y generación de información y reportes financieros confiables para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos programáticos e institucionales.
- Responsabilidades del cargo
Gestión Administrativa y Contractual de Proyectos
- Garantizar la formalización y administración de convenios, contratos y acuerdos relacionados con la ejecución de los proyectos.
- Asegurar el cumplimiento de las políticas institucionales, regulaciones de donantes y normativa local.
Actividades
- Elaborar y gestionar convenios con organizaciones socias, consultores y beneficiarios de subvenciones.
- Elaborar convenios de viaje, Grants de bienes, entre otros, conforme a las regulaciones de cada donante y la legislación vigente.
- Dar seguimiento a la vigencia, ejecución y cierre de convenios y contratos.
- Mantener actualizada la documentación contractual y administrativa de los proyectos.
- Verificar que los procesos administrativos cumplan con las políticas institucionales y requisitos de los donantes.
- Coordinar oportunamente la perspectiva administrativa financiera con el (la) responsable de cada proyecto, así como con el (la) responsable financiera del donante.
Planificación y Gestión Financiera de Proyectos
- Planificar, monitorear y controlar la ejecución financiera de los proyectos.
- Garantizar el uso eficiente y oportuno de los recursos financieros asignados.
- Garantizar el registro adecuado y generación de respaldos de contrapartidas al (a los) proyecto(s).
Actividades
- Responsable de la planificación operativa anual y estratégica de los proyectos desde la perspectiva administrativa y financiera.
- Responsable de la planificación de adquisiciones de bienes y servicios.
- Preparar forecast financiero trimestral y anual, considerando cronograma técnico, adquisiciones, subgrants, consultorías, viajes, talleres y cierres
- Coordinar reuniones mensuales financiero-programáticas con miembros de proyecto para revisar ejecución, riesgos y decisiones de reprogramación.
- Identificar desviaciones presupuestarias y proponer medidas correctivas.
- Elaborar reportes financieros periódicos para coordinadores de proyectos, dirección y donantes.
- Informar oportunamente sobre el estado de grants, consultorías y compromisos financieros.
- Registrar y respaldar oportunamente las contrapartidas o leverage correspondiente a la realidad de cada proyecto.
Seguimiento, Monitoreo y Control Financiero
- Garantizar que los recursos sean ejecutados de acuerdo con los convenios y lineamientos de los donantes.
- Verificar la calidad y admisibilidad de los gastos reportados por socios y consultores.
Actividades
- Revisar informes financieros presentados por organizaciones socias.
- Verificar la razonabilidad y elegibilidad de gastos conforme a las normas de WWF y los donantes.
- Monitorear el cumplimiento de cronogramas de ejecución financiera.
- Realizar visitas periódicas de monitoreo administrativo-financiero a organizaciones socias.
- Dar seguimiento a la entrega de productos, informes técnicos y financieros.
- Verificar que los proyectos mantengan documentación soporte adecuada.
- Alertar sobre riesgos financieros o retrasos que puedan afectar la ejecución de los proyectos.
- Realizar informes de contrapartida y/o leverage de cada proyecto según los requerimientos del donante.
Reportes, Cumplimiento y Auditoría
- Garantizar información financiera confiable, oportuna y alineada con los requerimientos institucionales y de los donantes.
- Coordinar procesos de auditoría y rendición de cuentas.
Actividades
- Elaborar informes financieros para donantes y actores estratégicos.
- Consolidar información financiera de proyectos para reportes institucionales.
- Registrar información financiera en los sistemas de seguimiento y control.
- Conciliar mensualmente la información de proyectos con la contabilidad institucional.
- Asegurar el archivo adecuado de informes y documentación de respaldo.
- Coordinar auditorías externas de los proyectos.
- Atender requerimientos de auditoría y seguimiento de hallazgos.
Fortalecimiento de Capacidades y Soporte a Socios
- Fortalecer las capacidades administrativas y financieras de organizaciones socias y consultores.
- Brindar acompañamiento técnico para asegurar el cumplimiento de los requisitos de los proyectos.
Actividades
- Capacitar a socios y consultores en procedimientos administrativos y financieros propios de WWF y aquellos a cumplir con los donantes.
- Asesorar sobre normativas de donantes y políticas institucionales.
- Apoyar la implementación de herramientas de gestión financiera.
- Facilitar procesos de mejora continua en la administración de recursos.
- Coordinar acciones con los equipos técnicos y coordinadores de proyectos.
- Acompañar a organizaciones socias durante todo el ciclo de vida de los proyectos.
Gestión de Compras y Adquisiciones
- Generar Grants de bienes cuando se lo requiera.
- Supervisar el cumplimiento de los procedimientos de adquisiciones.
- Revisar procesos de selección de proveedores.
- Mantener bases de datos actualizadas de proveedores calificados.
- Monitorear contratos de bienes y servicios estratégicos.
- Apoyar evaluaciones de desempeño de proveedores.
Cierre Financiero de Proyectos
- Coordinar procesos de cierre financiero con socios y equipos técnicos.
- Verificar liquidaciones finales y saldos pendientes.
- Garantizar la devolución o reasignación de fondos no ejecutados.
- Consolidar documentación para auditorías de cierre.
- Elaborar informes finales financieros para donantes.
Responsabilidad Transversal del Cargo
Asegurar la gestión administrativa y financiera eficiente, transparente y conforme a las regulaciones de los donantes, contribuyendo al logro de los objetivos de conservación mediante el adecuado control, monitoreo y fortalecimiento de la gestión financiera de los proyectos y organizaciones socias.
Formación Académica
- Título de tercer nivel en:
- Finanzas
- Contabilidad y Auditoría
- Administración de Empresas
- Economía
- Ingeniería Comercial
- Deseable:
- Maestría o especialización en Gestión Financiera, Cooperación Internacional, Gestión de Proyectos o Administración de ONG.
- Certificaciones en gestión de proyectos (PMD Pro, PMP, PRINCE2 u otras).
- Manejo de herramientas de gestión de proyectos y seguimiento financiero, tales como Monday.com, Power BI, bases de datos y tableros de control para monitoreo presupuestario, compromisos financieros, ejecución y proyección.
Experiencia
- Mínimo 5 años de experiencia en administración financiera de proyectos financiados por cooperación internacional.
- Al menos 3 años trabajando con ONG, organismos internacionales o programas de desarrollo y conservación.
- Conocimientos en:
- Gestión de subvenciones (Grants Management).
- Elaboración y seguimiento presupuestario.
- Reportes financieros para donantes.
- Auditorías externas e internas.
- Capacitación y fortalecimiento de organizaciones socias.
- Administración de contratos, convenios y consultorías.
Idiomas
Inglés intermedio avanzado/B2, con capacidad para elaborar, revisar y explicar reportes financieros para donantes. Disponibilidad para movilizarse a las zonas de intervención de los proyectos a su cargo.
Otros Conocimientos/Habilidades
Conocimientos Técnicos
- Normas de donantes internacionales (por ejemplo, European Union, Global Environment Facility, Green Climate Fund., entre otras).
- Elaboración de informes financieros y narrativos.
- Gestión presupuestaria multianual.
- Normativa tributaria y laboral ecuatoriana.
- Manejo avanzado de Excel y herramientas de análisis financiero.
- Sistemas ERP o financieros.
- Control interno y gestión de riesgos.
Competencias
- Pensamiento analítico.
- Planificación y organización.
- Orientación a resultados.
- Comunicación y facilitación.
- Capacidad de negociación.
- Trabajo intercultural con organizaciones indígenas y comunitarias.
- Ética y transparencia.