Le poste est rattaché l’unité d’investigations anesthésiologiques hospitalo-universitaire qui a pour mission de soutenir la mise en place, la conduite et la valorisation des projets de recherche clinique et translationnels en lien avec les services cliniques, la Faculté de médecine et les partenaires institutionnels, et à l’unité d’anesthésie pédiatrique. Elle n’a pas d’activité d’accueil de la patientèle.
Dans le cadre des 2 unités :
Rattaché aux directions des deux unités, vous assurez de façon autonome le secrétariat, dans tous les domaines relevant de ses activités hospitalières, académiques et institutionnelles, avec prises de décision selon délégation de pouvoirs, après examen des dossiers.
Vous gérez et organisez l’agenda des deux médecins responsables d’unité, filtrez les sollicitations et assurez l’interface avec les interlocutrices et interlocuteurs internes et externes (département, faculté, et partenaires).
Vous réalisez les demandes de formation, congrès, etc., organisez les déplacements et effectuez les demandes de remboursements des frais y relatives, les demandes d’accès pour l’ensemble des médecins cadres des deux unités.
Vous contribuez à la saisie et au suivi des éléments dans l’outil VRH des 2 équipes, à l’accueil administratif des nouveaux collaborateurs et collaboratrices (infirmières de recherche, doctorantes et doctorants, stagiaires) et à la préparation des dossiers d’engagement.
Vous appuyez la gestion administrative des comptes hospitaliers (HUG) et facultaires (UNIGE): pièces justificatives, notes de frais, engagements, suivi des échéances et des clôtures, en lien avec la comptabilité des deux institutions. Vous soutenez administrativement les responsables d’unités dans le processus de recrutement du nouveau personnel et gérez les horaires et absences du personnel (hospitalo-universitaire) sur les applications institutionnelles de gestion du temps.
Dans le cadre de l’assistanat du professeur hospitalo-universitaire responsable de l’Unité d’investigations anesthésiologiques :
Vous organisez les séances d’équipe de l’unité, les comités stratégiques, les séances de projets, rédigez les comptes rendus et assurez le suivi des décisions.
Vous contribuez à la vie administrative des projets de recherche (conventions, circulation des signatures, classement du dossier administratif, soutenances et réunions).
Vous maintenez à jour l’intranet et les pages web de l’unité, la liste des projets soutenus tant cliniques que facultaires, ainsi que les listes de diffusion et l’organigramme.
Vous rédigez et mettez en page courriers, notes, rapports d’activité et financier et présentations.
Vous assurez la continuité du secrétariat en l’absence de la direction, dans le cadre de la délégation qui vous est confiée.
Dans le cadre de l’assistanat du professeur hospitalo-universitaire responsable de l’Unité d’anesthésie pédiatrique :
Vous apportez votre assistance pour la gestion des piquets des médecins du secteur et des plans de garde. Vous êtes l’interface avec tous les partenaires du service d’anesthésiologie pédiatrique, notamment pour les greffes et les bilans hépatiques.
Vous gérez les expertises pour les assurances et le suivi des dossiers pour les litiges. Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services. Vous interagissez avec vos collègues du département.
Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Vous êtes titulaire d’un CFC d’employée ou d’employé de commerce, ou d’un titre jugé équivalent, complété par un brevet fédéral d’assistante ou d’assistant de direction, ou d’une formation ou expérience jugée équivalente.
Vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement auprès d’un cadre médical, académique ou de santé publique.
Vous disposez d’une parfaite maîtrise des outils informatiques (ECDL advanced pour Word, Excel et PowerPoint, standard pour le web) et d’une aisance avec les outils institutionnels.
Vous avez une excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit et une capacité avérée de rédaction. La connaissance de l’anglais est un atout.
Vous faites preuve de rigueur, de méthode, d’un sens aigu de l’organisation, de la gestion des priorités et de la prise d’initiative. Vous travaillez de manière proactive, autonome et diplomate.
Vous avez un sens élevé de la discrétion et de la confidentialité.
- Entrée en fonction : dès que possible
- Nombre de postes : 1
- Taux d'activité : 80%
- Classe de fonction : 12
- Contrat : CDI
- Délai de candidature : 02.11.2026
- Demande de renseignements : Mme C. Roth, secrétaire , tél. 079 553 02 46
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.