En tant que Responsable Documentation Projet / Programme / Offre, vous êtes responsable de la définition, de la mise en œuvre et du pilotage de la gestion documentaire au sein des organisations Projet / Programme / Offre. Vous assurez la coordination des activités documentaires avec les différentes équipes et parties prenantes, dans le respect des exigences contractuelles et des processus en vigueur.
À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :
- Définir et déployer la gestion documentaire tout au long du cycle de vie du projet, en cohérence avec les exigences contractuelles.
- Élaborer, mettre à jour et assurer le suivi du Plan de Gestion Documentaire (DMP).
- Définir et déployer la structure documentaire ainsi que les règles de gestion et de numérotation des documents.
- Organiser, contrôler et assurer la bonne gestion de l’ensemble de la documentation du projet.
- Garantir la validation, la diffusion et la livraison des documents conformément aux exigences contractuelles.
- Veiller à la bonne traçabilité et à l’archivage de la documentation projet.
- Participer au déploiement et à l’administration des outils de gestion documentaire (EDMS), ainsi qu’à l’accompagnement des utilisateurs.
- Coordonner les activités documentaires avec les équipes projet, les différents métiers, les partenaires et les clients.
- Assurer le suivi des jalons documentaires, indicateurs et KPI, et contribuer au reporting auprès des parties prenantes.
- Identifier les éventuels risques liés aux délais documentaires et contribuer à leur anticipation et à leur résolution.
- Participer aux revues de projet, audits et inspections qualité.
- Être force de proposition dans l’amélioration continue des processus et pratiques de gestion documentaire.
- Lors des phases d’offre, analyser les exigences documentaires du client, identifier les éventuels écarts avec les standards internes et contribuer à l’évaluation des impacts associés.
- Vous êtes titulaire d’un Master, idéalement dans le domaine de la documentation technique.
- Vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans en gestion documentaire.
- Une expérience dans le secteur ferroviaire constitue un véritable atout.
- Vous avez évolué dans un environnement industriel ou d’ingénierie et en comprenez les principaux enjeux.
- Vous disposez d’une bonne connaissance des outils de gestion documentaire (EDMS).
- Vous maîtrisez MS Office et êtes à l’aise avec la préparation et le suivi de tableaux de bord et KPI.
- Vous connaissez les standards et processus de documentation projet.
- Vous êtes en mesure de contribuer au déploiement et à la mise en œuvre d’un outil EDMS dans le cadre d’un projet.
- Vous disposez de connaissances en gestion de configuration et gestion du changement.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du processus.
- Vous disposez de bonnes capacités de communication et de collaboration et appréciez le travail en équipe.
- Vous êtes à l’aise dans un environnement international et multi-sites.
- Vous maîtrisez l’anglais à l’oral comme à l’écrit.