Mission principale
L’Assistante de Direction assure le bon fonctionnement du quotidien de la Direction en apportant un support organisationnel, administratif et opérationnel. Elle joue un rôle clé dans la coordination des activités de la Direction, le suivi des projets stratégiques et la fluidité de la communication interne.
Missions et responsabilités
Organisation et gestion du quotidien de la Direction
- Gérer l’agenda de la Direction et prioriser les rendez-vous
- Organiser et coordonner les activités quotidiennes de la Direction
- Filtrer et traiter les appels, courriers et courriels
- Assurer un rôle d’interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
Support administratif et documentaire
- Rédiger, mettre en forme et classer les documents administratifs et confidentiels
- Préparer les dossiers de la Direction (notes, présentations, rapports)
- Assurer l’archivage physique et numérique des documents
Suivi des projets et reporting
- Assurer le suivi des projets transverses pilotés par la Direction
- Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi
- Préparer des reportings réguliers à destination de la Direction
Organisation des réunions
- Organiser les réunions de la Direction et du CODIR (convocations, logistique)
- Préparer les ordres du jour et supports de réunion
- Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et actions
Organisation des déplacements et événements du CODIR
- Organiser les déplacements professionnels (réservations, visas, logistique)
- Coordonner l’organisation des événements internes et externes du CODIR
- Gérer les aspects logistiques et administratifs liés aux événements
Contrôle et suivi des notes de frais
- Contrôler la conformité des notes de frais selon les procédures internes
- Assurer le suivi, la validation et la transmission des notes de frais
- Tenir à jour les tableaux de suivi et alerter en cas d’écart
Profil requis
Formation
- Bac +3 en assistanat de direction, gestion, administration ou équivalent
Expérience
- Expérience confirmée de 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Bonne capacité rédactionnelle en français
- Maîtrise des outils de reporting et de gestion administrative
- Connaissance des procédures internes et des règles de confidentialité
Compétences comportementales
- Sens aigu de l’organisation et des priorités
- Discrétion et confidentialité absolue
- Autonomie et proactivité
- Excellentes capacités de communication
- Capacité à gérer les urgences et le stress