Au sein du secrétariat du service d’immunologie et d’allergologie composé actuellement de trois secrétaires médicales, vous avez pour mission d'organiser et d’assurer de manière autonome le travail quotidien lié à l'activité des médecins adjoints et adjointes ainsi que des chefs et cheffes de clinique et des internes de l’unité d’allergologie.
Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patients et patientes se présentant en allergologie et gérez les appels téléphoniques que vous recevez.
Vous organisez les consultations en gérant l’agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patients. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires et rapatriez les rapports médicaux, et vous vous occupez des passeports d’allergie.
Vous assurez également la gestion et suivi des demandes assurantielles (DRM), la gestion des programmations laboratoire ADR AC (Berne), la gestion des demandes de prises en charges sociales et les examens de capillaroscopie à exporter dans DPI.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme la réception, le tri, la distribution et/ou le suivi du courrier papier et des commandes, le scannage et l’archivage des divers documents.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales (assurez une continuité de service lors des absences) ainsi qu’avec l’équipe médico-soignante. Plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Vous êtes titulaire d'un CFC d'employée ou d'employé de commerce et d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Vous disposez d'une expérience réussie dans un poste similaire au sein d'un secrétariat médical.
Vous avez une très bonne connaissance des outils informatiques (certification ECDL advanced pour Word et standard pour Excel), idéalement également des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO 2, OPALE).
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout.
Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires. Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.
Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.
- Entrée en fonction : 01.01.2027
- Nombre de poste : 1
- Taux d’activité : 80%
- Classe de fonction : 11 (10 si non détentrice ou détenteur des certificats ECDL)
- Contrat : CDI
- Délai de candidature : 11.11.2026
- Demande de renseignements : Mme C. Seilaz, cheffe de secrétariat, tél. 022 372 96 94
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.