Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und haben Freude daran, Menschen und Abläufe zusammenzubringen? Als Team Assistant & Office Manager (m/w/d) sind Sie die zentrale Anlaufstelle für unser Münchner Büro. Sie unterstützen das Senior Leadership Team, koordinieren Reisen, Termine und Events und schaffen mit Ihrem serviceorientierten Blick die Grundlage für einen reibungslosen Büroalltag.
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Team Assistant & Office Manager (m/w/d)
München | Executive & Team Support, Office Management & Events
Ihre Aufgaben
- Team Support: Kalender- und Terminkoordination sowie Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen für das Senior Leadership Team.
- Screenings und Messen: Administrative Unterstützung bei LA Screenings und MIPCOM sowie Pflege von Kundendaten in Salesforce oder vergleichbaren Systemen.
- Eventkoordination: Unterstützung der Organisation von Munich Screenings, Office Screenings sowie internen Events wie Town Halls, Get-togethers und Cares Day.
- Office Management: Koordination von Büro- und Küchenbestellungen, Post, Kundengeschenken in Abstimmung mit anderen Business-Units.
- Vendor und Compliance Management: Anlage und Betreuung von Dienstleistern, Koordination von Compliance-Anträgen sowie Rechnungsprüfung und Monitoring.
- Facility Management: Zentrale Schnittstelle zu Vermieter, Hausmeisterdienst und Facility Team in London.
- Sales Admin Support: Unterstützung des Vertriebsteams durch die Erstellung von Verfügbarkeitsübersichten in Excel, sowie die Pflege von Datensätzen in Salesforce.
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung in Executive Support, Teamassistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zuverlässig zu priorisieren.
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
- Diskretion, Eigeninitiative und ein souveränes, freundliches Auftreten gegenüber Senior Leadership, Kolleg:innen, Kunden und externen Partner:innen.
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365; Erfahrung mit Salesforce, Reise-, Abrechnungs- oder Ticketsystemen ist von Vorteil.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Medienumfeld.
- Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen, idealerweise Salesforce, von Vorteil.
Was Sie bei uns erwartet
- Eine vielseitige Schlüsselrolle mit direkter Nähe zu Team und Senior Leadership.
- Ein internationales Medienumfeld rund um Film, Serien, Screenings und Branchenevents.
- Ein engagiertes Team, kurze Abstimmungswege und Raum für Eigeninitiative.
- Ein zentraler Arbeitsplatz in München und attraktive Rahmenbedingungen.
As part of our selection process, external candidates may be required to attend an in-person interview with an NBCUniversal employee at one of our locations prior to a hiring decision. NBCUniversal's policy is to provide equal employment opportunities to all applicants and employees without regard to race, color, religion, creed, gender, gender identity or expression, age, national origin or ancestry, citizenship, disability, sexual orientation, marital status, pregnancy, veteran status, membership in the uniformed services, genetic information, or any other basis protected by applicable law.
If you are a qualified individual with a disability or a disabled veteran and require support throughout the application and/or recruitment process as a result of your disability, you have the right to request a reasonable accommodation. You can submit your request to [email protected].