Vous assistez le médecin chef de service et son assistante dans la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherches, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.
Vous organisez les séances et les colloques en utilisant les agendas électroniques institutionnels. Vous préparez, suivez et archivez les dossiers des différents projets de service, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives, notamment la gestion des horaires (VRH), le suivi puis la transmission des évaluations ainsi que des engagements de personnel en lien avec les projets du service. Vous assurez la bonne gestion des facturations et remboursements pour les activités de recherche et de formations, la transmission des congrès et colloques au corps médical, ou en encore le suivi du budget alloué au service et aux projets du chef de service.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes, la rédaction de courriers, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec les collaborateurs et collaboratrices du service et assurez une continuité dans le secrétariat lors d’absences. Plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.
Vous êtes titulaire d'un CFC d’employé ou employée de commerce ainsi que d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale ou d'un titre jugé équivalent.
Autonome, vous disposez d'une expérience réussie dans un secrétariat polyvalent.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise de l'anglais niveau B1 ou de l’allemand est un réel atout.
A l'aise en informatique, vous justifiez d'un niveau ECDL Advanced pour Word ou êtes disposé ou disposée à effectuer la formation.
Doté ou dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérez ainsi aisément les situations de stress de manière proactive. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
- Entrée en fonction : Dés que possible
- Nombre de poste : 1
- Taux d’activité : 50%
- Classe de fonction : 10 ou 11 (en fonction des prérequis)
- Contrat : CDI
- Délai de candidature : 13.11.2026
- Demande de renseignement : Mme S. Tankhimovitch, secrétaire du médecin-chef de service, [email protected]
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.