Missions principales :
L’assistant.e participe à la gestion des dossiers relevant des missions du département auquel il/elle sera rattaché.
Assistance opérationnelle à la production et gestion des projets :
- Assistance à la production des projets : mise en forme des livrables sous Word, Excel et PowerPoint, publipostage, lecture « intelligente » des documents (compréhension globale, cohérence et orthographe), collecte de données et gestion électronique des documents (GED)
- Contribution à la rédaction et duplication de notes techniques
- Archivage informatique des dossiers et documents de projet
- Suivi des commandes, devis, avenants, ordres de service (OS), DC4, Work Orders et transmission pour intégration aux outils de gestion EGIS
- Rédaction des Work Orders en appui des chefs de projet
- Appui aux chefs de projet dans le suivi de la facturation et pilotage de l’action locale auprès des chefs de projet
- Support sur Earth : création des demandes d’achats et création des sous-traitants
- Suivi du satisfécit, réalisation de l’enquête client et mise à jour de la fiche de référence
Missions transverses :
- Assistance dans la mise en œuvre des procédures et de la documentation en lien avec les certifications
- Suivi de la performance
- Suivi et mise en œuvre des actions de conformité éthique concernant les sous-traitants et/ou partenaires : due diligence, engagement éthique et insertion de la clause éthique dans les contrats
- Mise en place des actions requises dans le cadre du déploiement du process qualité et de la performance Egis (en lien notamment avec la certification ISO 19443)
En complément, peut être amené à venir en support des équipes du site pour :
- Accueil des nouveaux collaborateurs (création des badges, présentation du livret d’accueil et infos sur Genius parcours intégration…)
- Lien RH pour le recrutement des stagiaires (conventions, suivi du process…)
- Gestion des départs (restitution matériels) en relation avec le manager
- Traitement du courrier
- Gestion des déplacements des collaborateurs (France et Export)
- Missions à l’international : déclaration sur International SOS - Travel Tracker
- Organisation des événements de site
- Commande de fournitures, des EPI, des cartes de visite….
- Maitrise de l’outil bureautique et des outils inhérents à l’exercice des missions
- Communication écrite
- Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Confidentialité, Dynamisme, Sens du travail en équipe…
- Niveau bac +2 (BTS/DUT)
- 3 à 5 ans sur un poste d’assistanat administratif, performance, technique ou projets