Notre client recherche une Assistante Administrative polyvalente, organisée et dynamique afin de renforcer l’équipe administrative.
La personne recherchée devra apporter un soutien quotidien à l'équipe dans la gestion administrative, le suivi des dossiers, la communication avec les fournisseurs et clients, ainsi que dans différentes tâches liées aux achats, à la comptabilité, aux ressources humaines et à la logistique.
Le poste convient à une personne rigoureuse, autonome, réactive et à l'aise avec plusieurs tâches simultanément.
Principales responsabilités
1. Gestion administrative
- Assurer le classement et l'organisation des documents administratifs.
- Préparer, mettre à jour et archiver différents documents et dossiers.
- Effectuer la saisie et la mise à jour des données dans les systèmes informatiques.
- Préparer des tableaux de suivi et des rapports administratifs.
- Assurer le suivi des demandes et des tâches administratives quotidiennes.
- Gérer les courriers, emails et communications administratives.
2. Support à la comptabilité
- Préparer et vérifier les documents nécessaires à la comptabilité.
- Encoder et suivre les factures fournisseurs et clients.
- Assurer le suivi des paiements et des documents justificatifs.
- Effectuer les rapprochements et vérifications de documents lorsque nécessaire.
- Collaborer avec le département comptabilité et préparer les documents demandés par les auditeurs.
3. Import / Export & Logistique
- Assister dans la préparation et le suivi des dossiers d'importation.
- Vérifier les documents d'expédition et les documents douaniers.
- Assurer le suivi des arrivages avec les fournisseurs, transitaires et transporteurs.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des commandes et des expéditions.
- Assister l'équipe dans le suivi des délais de livraison.
4. Support général à la Direction
- Préparer différents documents et tableaux à la demande de la Direction.
- Effectuer des recherches et collecter les informations nécessaires.
- Assurer le suivi de certaines tâches et demandes spécifiques.
- Participer à l'amélioration des procédures administratives internes.
- Assurer la confidentialité des informations et documents traités.
Requirements
Profil
Formation :
- Minimum HSC / Diploma en Administration
Expérience :
- Une expérience de 2 à 3 ans minimum dans un poste administratif est souhaitée.
- Une expérience dans une entreprise de production, import/export ou commerce serait un avantage.
Compétences requises
- Très bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel et Word.
- Bonne capacité rédactionnelle en français et en anglais.
- Bonne organisation et sens des priorités.
- Excellente attention aux détails.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Bon sens de la communication et facilité à travailler en équipe.
- Capacité à travailler de manière autonome.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit pratique et capacité à trouver des solutions.
- Une connaissance de QuickBooks Online serait un avantage.
Qualités personnelles
Nous recherchons avant tout une personne :
- Sérieuse et fiable
- Organisée et méthodique
- Dynamique et proactive
- Polyvalente
- Réactive
- Autonome
- Ponctuelle
- Ayant un bon esprit d'équipe
- Capable de prendre des initiatives
Proactive reserves the right:
· To call only the shortlisted candidates for interview.
· Not to make any appointment following this advertisement nor to assign any reason whatsoever for accepting or rejecting any candidate.